Sommige organisaties kiezen voor een directe begeleiding van de vrijwillige natuurwerkers (op locatie). Andere werken met min of meer autonome groepen. In beide gevallen is het prettig om een natuurwerkplanning te hebben. Dit geeft inzage in de werkzaamheden verdeeld over het jaar. Dit is ook een goede introductie voor nieuwe mensen in de groep. Zo’n (online) planning blijft meestal beter hangen dan alleen een mondelinge instructie.
Vooral voor groepen die grotendeels autonoom werken, is het maken van een eigen planning belangrijk. Het algemene kader van de werkzaamheden is meestal aangegeven door de beheerder van het gebied waar je werkt. Het is prettig als je zelf wat vrijheid hebt om zaken te plannen of op te pakken. Daarmee kan je aanpassingen maken afhankelijk van de weersomstandigheden of het aantal natuurwerkers dat aanwezig is (weer, vakantieperiodes, etc.).
Kaart en natuurwerk planning
Een goede manier om het werk inzichtelijk te maken is om een kaart te maken en percelen te benoemen. De percelen zullen in de meeste gevalle begrensd worden door paden, wegen, hekken, en de grenzen van het gebied. Het voorkomt vage referenties als ‘daar in die hoek’. Een kaart is ook handig om nieuwelingen in te werken.
Naast planning en uitgevoerde activiteiten kunnen ook waarnemingen van soorten, vervuiling, ziekten, fauna, etc. gekoppeld worden aan de gedefinieerde percelen. Zo ontstaat vanzelf een onderhoudshistorie wat weer handig is als er een nieuwe beheerder of begeleider aantreedt. Ook bij verloop in de groep blijft er in de natuurwerkplanning en -registratie consistentie aanwezig. Daardoor kan je teruggrijpen op activiteiten en ervaringen in het verleden.
De planning hoeft doorgaans niet ingewikkelder te zijn dan een Agenda en een ToDo lijst. Bij voorkeur is deze ter inzage voor alle betrokkenen. Een Google agenda met actielijst kan al volstaan. Op die agenda heb je naast de week en maand weergave ook een Planningoptie waarbij de geplande opties als tekst onder elkaar staan. Dit laatste is vaak beter te lezen dan de tekst in de kalender. Registreer de agenda bij voorkeur op een aparte naam (en apart email adres) en niet gekoppeld aan één van de leden van de werkgroep. Dit i.v.m. overdracht en toegang door meerdere personen (tijdens vakanties, ziekte, etc.).
Andere opties zijn bv. Trello.com (lijsten maken), Workflowy.com, en de veelheid aan ToDo- applicaties die voorhanden is. De keuze voor een webapp maakt het delen met alle betrokkenen makkelijker. De beheerder kan online meekijken en desgewenst verzoeken/opdrachten voor klussen ook via de app doorgeven. Dit ter aanvulling van instructies die mondeling of via email komen.
Rapportage
Na de uitvoering van de planning kan je ook een korte rapportage opstellen. Dit t.b.v. de begeleider of beheerder van het gebied. De rapportage kan bv. zijn: het aantal aanwezige leden van de groep, werkzaamheden en relevante bijzonderheden. Ook voor collega’s die een poosje niet aanwezig kunnen zijn, is het fijn om kennis te nemen van de werkzaamheden. Een foto erbij is ook een leuke manier van documenteren. In de agenda kan je dit simpel doen met een notitie bij de geplande activiteiten of een nieuwe agendapost voor ongeplande activiteiten.
Per jaargetijde zijn er vaak noodzakelijke werkzaamheden.
- Zagen doe je meestal in de winter en niet in het broedseizoen of wanneer de mussen van het dak vallen.
- Voor de verschillende gewassen zijn optimale periodes om te snoeien.
- Sloten uitbaggeren of oevers herstellen is ook een typische klus voor het najaar of voorjaar.
Naast de agenda kan je checklijst(en) gebruiken voor herhalende taken.
Een eenvoudig eigen systeem van de natuurwerkersgroep kan al bestaan uit een Google Doc-bestand (tekst of een spreadsheet). Dit kan je delen (inzage en beperkte schrijfrechten). Ook weer bij voorkeur niet op naam van een lid van de groep maar neutraal en overdraagbaar.
In het document kan je bv. per perceel van het gebied een pagina aanmaken met detailgegevens. Hetzelfde is ook mogelijk met een Spreadsheet met bladen (sheets) voor de verschillende percelen.
De vormgeving is minder belangrijk dan het doel, communicatie en consistentie van activiteiten.
Periodiek of incidenteel
Veel onderhoud moet periodiek herhaald worden. Er zijn altijd wel vaste werkzaamheden per week of maand. Ook de nazorg van sommige activiteiten kan je ruim van te voren plannen, met name bij de bestrijding van exoten. Zo is er een optimaal moment waarop uitlopers van geringde bomen afgeslagen moeten worden en dat plan je daarom direct na het afronden van het ringen in een perceel.
Na elke activiteit plan je de vervolgactie direct. Op die manier vul je vanzelf de werkagenda en verlies je zaken niet uit het oog.
Ook na specifieke weersomstandigheden kunnen er noodzakelijke controles en activiteiten zijn:
- paden en hekken controleren na een storm op omgevallen bomen
- controle op erosie van paden en oevers na zware regenval
- idem na lange droogte…
Online systeem
Veel organisaties hebben formele systemen (zoals CMSi) voor inventarisatie van gebieden, opstanden en soorten. Deze zijn doorgaans te complex om gebruikt te worden voor de natuurwerkplanning en -registratie van werkzaamheden van vrijwilligers. Maar de beheerder kan wel elementen uit deze systemen doorgeven. Relevante details uit de rapportage van de natuurwerkers kun in het centrale systeem verwerkt worden. De bereidheid van de betrokken beheerder m.b.t. tot het gebruik van deze systemen is doorgaans bepalend. In deze derde decade van de 21 eeuw is transparantie essentieel voor betrokkenheid.